法人文書ファイル検索画面の操作方法

1. 分類

法人文書ファイルの検索条件に分類を設定することができます。
詳細は本操作ガイドの分類選択画面の使用方法を参照ください。

2. ファイル名

法人文書ファイルの検索条件にファイル名を設定することができます。
お探しの法人文書ファイルのキーワードを入力してください。文字列の間にスペースを挿入するとAND検索になります。
例）「文書 管理」

3. 作成日付

法人文書ファイルの検索条件にファイル作成日付を設定することができます。
「指定なし」「日付指定」「日付期間指定」の3パターンからの選択が可能です。いずれかのパターンを選択すると、他パターンの選択、日付を選択することができません。

4. 保存期間

法人文書ファイルの検索条件に保存期間を設定することができます。
お探しの法人文書ファイルの保存期間を選択して下さい。

5. 廃棄予定日付

法人文書ファイルの検索条件に廃棄予定日付を設定することができます。
お探しの法人文書ファイルの廃棄予定日付を選択して下さい。

6. 原本主管

法人文書ファイルの検索条件に原本主管を設定することができます。
お探しの法人文書ファイルの原本主管名を入力して下さい。
例）総務、人事

7. 作成者

法人文書ファイルの検索条件に作成者を設定することができます。
お探しの法人文書ファイルの作成者名を入力して下さい。
例）部局長、業務課

8. データの並替え

検索結果の表示順序を指定することができます。
ファイル登録順、ファイル名順、ファイル作成日付順、廃棄予定日付順から3つまで選択できますので、左のプルダウンから順に選択してください。

分類選択画面の使用方法

1. 分類属性の選択

固有分類もしくは共通分類を選択して下さい。
さらに、固有分類の場合は、プルダウンメニューより組織名を選択して「表示」ボタンをクリックして下さい。

なお、共通分類のみで分類属性が管理されている場合には、分類属性の選択画面は表示されません。
次の分類選択より選択を実施して下さい。

2. 分類選択

階層より任意の分類項目にチェックをいれ、「選択」ボタンをクリックして下さい。
選択した分類項目名が検索画面の分類指定欄に反映されます。

検索開始

1. 検索条件の決定

検索に必要な項目を入力した後、「検索開始」ボタンをクリックすると検索結果が表示されます。

2. 検索条件の初期化

最初から検索条件を選択しなおす場合は、「条件クリア」ボタンをクリックして下さい。

ファイル情報一覧（検索結果）の使用方法

1. ページ変更について

・ファイル情報一覧は1ページに10件～50件の範囲で検索結果を表示することが出来ます（初期値は20件）。
・ページ変更する場合は、ページ上部と最下部に配置されていますボタン（など）をクリックして下さい。
・また、ページ数の部分に数値を入力し、「移動」ボタンをクリックすることで指定したページにジャンプすることが出来ます。

2. ファイルの絞り込み

ページ左上部に配置されています「ファイル名」に検索条件を入力することにより、検索結果からさらに絞り込み検索が出来ます。

3. ファイル情報の見方

検索条件に該当するファイル情報が一覧表示されます。表示方法は以下のとおりです。
左上段：ファイル名
左下段：ファイル作成日付、分類名
右中央：詳細ボタン(4. 詳細画面の表示方法を参照)、文書ボタン(5. 文書情報一覧画面の表示方法を参照)

4. 詳細画面の表示方法

ファイル情報一覧よりファイルの詳細をご覧になる場合は、ファイル名右横の「詳細」ボタンをクリックして下さい。

5. 文書情報一覧画面の表示方法

ファイル情報一覧よりファイル内の文書情報をご覧になる場合は、ファイル名右横の「文書」ボタンをクリックして下さい。
ただし、文書が存在しない場合はボタンは表示されません。

文書情報一覧画面の使用方法

1. ページ変更について

・文書情報一覧は1ページに10件～50件の範囲で検索結果を表示することが出来ます（初期値は20件）。
・ページ変更する場合は、ページ上部と最下部に配置されていますボタンをクリックして下さい。
・また、ページ数の部分に数値を入力し、「移動」ボタンをクリックすることで指定したページにジャンプすることが出来ます。

2. ファイル情報の見方

検索条件に該当する文書情報が一覧表示されます。表示方法は以下のとおりです。
左上段：文書名
左下段：文書番号、日付、文書名義人