○国立大学法人熊本大学法人文書管理規則
| (平成23年3月30日規則第64号) |
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目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条－第8条)
第3章 作成(第9条・第10条)
第4章 整理(第11条－第13条)
第5章 保存(第14条・第15条)
第6章 法人文書ファイル管理簿(第16条・第17条)
第7章 移管、廃棄又は保存期間の延長(第18条－第20条)
第8章 点検･監査及び管理状況の報告等(第21条－第23条)
第9章 研修(第24条)
第10章 補則(第25条・第26条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規則は、公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。以下「法」という。)第13条第1項の規定に基づき、国立大学法人熊本大学(以下「本学」という。)における法人文書の管理に関し必要な事項を定めることを目的とする。
(定義)
第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 法人文書 本学の役員又は職員が職務上作成し、又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)であって、本学の役員又は職員が組織的に用いるものとして、本学が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
イ 官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
ロ 特定歴史公文書等
ハ 熊本大学附属図書館、熊本大学五高記念館及び熊本大学文書館において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの(ロに掲げるものを除く。)
(2) 歴史公文書等 法第2条第6項に規定する歴史公文書等をいう。
(3) 特定歴史公文書等 法第2条第7項に規定する特定歴史公文書等をいう。
(4) 教育研究関係文書 専ら教育及び研究の用務に供するための法人文書で、教員又は教育研究組織が主体となって管理するものをいう。
(5) 医療関係文書 専ら医療の用務に供するための法人文書で、医療関係者又は医療組織が主体となって管理するものをいう。
(6) 法人文書ファイル等 本学における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「法人文書ファイル」という。)及び単独で管理している法人文書をいう。
(7) 法人文書ファイル管理簿 本学における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置、保存場所、作成又は取得した年度、作成又は取得した者、保存期間の起算日、媒体の種別及び法人文書ファイル等の管理者を記載した帳簿をいう。
(8) 部局 国立大学法人熊本大学学内規則取扱要項(平成16年4月1日制定)第2条第1項に規定する部局をいう。
(9) 事務組織の各部等 経営企画本部及び各部をいう。
第2章 管理体制
(総括文書管理者)
第3条 本学に、総括文書管理者を置き、学長が指名する理事をもって充てる。
2 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 法人文書ファイル管理簿(別記様式第1号)及び法人文書移管・廃棄簿(別記様式第2号)の調製
(2) 法人文書の管理に関する必要な改善措置の実施
(3) 法人文書の管理に関する研修の実施
(4) 組織の設置・改廃に伴う法人文書の管理上必要な措置
(5) 第14条に規定する法人文書ファイル保存要領その他この規則の施行に関し必要な細則の整備
[第14条]
(6) その他法人文書の管理に関する事務の総括
(副総括文書管理者)
第4条 本学に、副総括文書管理者を置き、総務部長をもって充てる。
2 副総括文書管理者は、前条第2項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
(主任文書管理者)
第5条 事務組織の各部等に、主任文書管理者を置き、事務組織の各部等の長をもって充てる。
2 主任文書管理者は、総括文書管理者の命により、当該事務組織の各部等における法人文書の管理に関する事務を総括する。
(文書管理者及び文書管理担当者)
第6条 監査室、経営企画本部及び各課(以下「課等」という。)に、文書管理者及び文書管理担当者を置く。
2 文書管理者は課等の長(経営企画本部にあっては経営企画本部長が指名する課長とする。)をもって充て、文書管理担当者は文書管理者が指名する者をもって充てる。この場合において、教育研究関係文書及び医療関係文書の管理については、部局の長を文書管理者とし、当該部局の教員を文書管理担当者として指名するものとする。
3 文書管理者は、所掌事務に関する文書管理の実施責任者として、管理する法人文書について、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 保存
(2) 保存期間が満了したときの措置の設定
(3) 法人文書ファイル管理簿への記載
(4) 移管又は廃棄(法人文書移管・廃棄簿への記載を含む。)等
(5) 管理状況の点検等
(6) 法人文書の作成、標準文書保存期間基準の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導
4 文書管理担当者は、文書管理者のつかさどる事務の遂行を補佐するものとする。
(監査責任者)
第7条 本学に、監査責任者を置き、監査室長をもって充てる。
2 監査責任者は、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
(職員の責務)
第8条 職員は法の趣旨に則り、関連する法令及び規則等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。
第3章 作成
(文書主義の原則)
第9条 役員又は職員は、文書管理者の指示に従い、法第11条第1項の規定に基づき、法第1条の目的の達成に資するため、所属する組織における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該組織の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
(保存期間基準に規定する業務に係る文書作成)
第10条 第13条第1項に規定する保存期間基準に定める業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の法人文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。
[第13条第1項]
2 文書の作成に当たって、反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し役員又は職員の利用に供するものとする。
3 文書の作成に当たっては、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
第4章 整理
(職員の整理義務)
第11条 職員は、次条及び第13条の規定に従い、次に掲げる整理を行わなければならない。
(1) 作成又は取得した法人文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(2) 法人文書ファイルにまとめること。
(3) 前号の法人文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(分類・名称)
第12条 法人文書ファイル等は、本学の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的(三段階の階層構造)に分類(別表に掲げられた業務については、同表を参酌して分類)し、分かりやすい名称を付さなければならない。
(保存期間)
第13条 法人文書の保存期間基準は、別表に定めるとおりとする。
[別表]
2 文書管理者は、別表に基づき、標準文書保存期間基準を定めなければならない。
[別表]
3 第11条第1号の保存期間の設定については、標準文書保存期間基準に従い、行うものとする。
[第11条第1号]
4 第2項の基準及び前項の保存期間の設定においては、歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、1年以上の保存期間を定めるものとする。
5 第11条第1号の保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、文書作成取得日から１年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
[第11条第1号]
6 第11条第3号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
[第11条第3号]
7 第11条第3号の保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
[第11条第3号]
8 第5項及び前項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては、適用しない。
第5章 保存
(法人文書ファイル保存要領)
第14条 総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存及び集中管理の推進に資するよう、法人文書ファイル保存要領を作成するものとする。
2 法人文書ファイル保存要領には、次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 紙文書の保存場所及び保存方法
(2) 電子文書の保存場所及び保存方法
(3) 引継手続
(4) その他適切な保存を確保するための措置
(保存)
第15条 文書管理者は、法人文書ファイル保存要領に従い、法人文書ファイル等について、当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、法人文書ファイル等の保存を他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。
第6章 法人文書ファイル管理簿
(法人文書ファイル管理簿の調製及び公表)
第16条 総括文書管理者は、本学の法人文書ファイル管理簿について、文書管理システムをもって調製するものとする。
2 法人文書ファイル管理簿は、あらかじめ定めた場所に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットにより公表するものとする。
3 法人文書ファイル管理簿の閲覧場所を定め、又は変更した場合には、官報で公示するものとする。
(法人文書ファイル管理簿への記載)
第17条 文書管理者は、少なくとも毎年度１回、管理する法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について、法人文書ファイル管理簿に記載するものとする。
2 前項の記載に当たっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号)第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
3 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、独立行政法人国立公文書館に移管し、又は廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日、廃棄日等について、総括文書管理者が調製した法人文書移管･廃棄簿に記載するものとする。
第7章 移管、廃棄又は保存期間の延長
(保存期間が満了した時の措置)
第18条 文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表に定める保存期間満了時の措置に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めるものとする。
[別表]
2 保存期間が1年以上の法人文書ファイルについては、総括文書管理者の同意を得た上で、法人文書ファイル管理簿への記載により、前項の措置を定めるものとする。
3 総括文書管理者は、前項の同意に当たっては、必要に応じ、独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。
(移管又は廃棄)
第19条 文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、前条第1項に定めるところにより、独立行政法人国立公文書館に移管し、又は廃棄するものとする。
2 文書管理者は、前項の規定により移管する法人文書ファイル等について、法第16条第1項第2号に掲げる場合に該当するものとして独立行政法人国立公文書館において利用制限を行うことが適切であると認めるときは、総括文書管理者の同意を得た上で、独立行政法人国立公文書館に意見を提出するものとする。
(保存期間の延長)
第20条 文書管理者は、次に掲げる法人文書ファイル等について、保存期間の満了する日後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間保存期間及び保存期間の満了する日を延長するものとする。
(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4) 開示請求があったもの 開示決定等の日の翌日から起算して1年間
2 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、職務の遂行上必要があると認めるときには、その必要な範囲において、一定の期間を定めて保存期間及び保存期間の満了する日を延長することができる。
3 文書管理者は、法人文書ファイル等の保存期間及び保存期間の満了する日を延長した場合は、延長した期間及び延長の理由を総括文書管理者に報告しなければならない。
第8章 点検･監査及び管理状況の報告等
(点検・監査)
第21条 文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度１回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
2 監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度１回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
3 総括文書管理者は、点検又は監査の結果を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
(紛失等への対応)
第22条 文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
2 総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理状況の報告等)
第23条 総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。
第9章 研修
(研修)
第24条 総括文書管理者は、職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
2 文書管理者は、所属する職員を総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館その他の機関が実施する研修に積極的に参加させなければならない。
第10章 補則
(文書の接受、起案等の取扱い等)
第25条 文書の接受、起案、決裁及び合議の取扱い等については、国立大学法人熊本大学文書処理規則(平成16年4月1日制定)の定めるところによる。
(雑則)
第26条 この規則に定めるもののほか、法人文書の管理に関し必要な事項は、総括文書管理者が別に定める。
附 則
1 この規則は、平成23年4月1日から施行する。
2 国立大学法人熊本大学法人文書管理規則(平成16年4月1日制定)は、廃止する。
附 則(平成23年7月28日規則第99号)
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この規則は、平成23年8月1日から施行する。
附 則(平成25年3月29日規則第67号)
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この規則は、平成25年4月1日から施行する。
附 則(平成26年11月28日規則第112号)
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この規則は、平成26年12月1日から施行する。
附 則(平成27年2月27日規則第34号)
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この規則は、平成27年3月1日から施行する。
附 則(平成27年4月27日規則第186号)
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この規則は、平成27年4月27日から施行し、改正後の第2条第8号及び別表の規定は、平成27年4月1日から適用する。
附 則(平成28年3月31日規則第169号)
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この規則は、平成28年4月1日から施行する。
附 則(平成28年5月31日規則第345号)
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この規則は、平成28年6月1日から施行する。
附 則(平成28年12月22日規則第451号)
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この規則は、平成29年1月1日から施行する。
附 則(平成29年3月31日規則第124号)
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この規則は、平成29年4月1日から施行する。
附 則(平成30年3月22日規則第112号)
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この規則は、平成30年4月1日から施行する。
附 則(平成31年3月28日規則第189号)
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この規則は、平成31年4月1日から施行する。
附 則(令和2年3月31日規則第132号)
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この規則は、令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和3年3月29日規則第88号)
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この規則は、令和3年3月29日から施行する。
附 則(令和3年3月31日規則第119号)
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この規則は、令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和4年3月8日規則第25号)
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この規則は、令和4年4月1日から施行する。
附 則(令和4年9月26日規則第152号)
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この規則は、令和4年10月1日から施行する。
附 則(令和5年3月20日規則第47号)
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この規則は、令和5年4月1日から施行する。
附 則(令和5年3月21日規則第94号)
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この規則は、令和5年4月1日から施行する。
附 則(令和5年3月31日規則第139号)
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この規則は、令和5年4月1日から施行する。
附 則(令和5年8月28日規則第165号)
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この規則は、令和5年9月1日から施行する。
附 則(令和6年3月12日規則第29号)
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この規則は、令和6年4月1日から施行する。
附 則(令和7年3月27日規則第85号)
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この規則は、令和7年4月1日から施行する。
附 則(令和8年3月31日規則第96号)
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この規則は、令和8年4月1日から施行する。
別表(第13条関係)
保存期間基準
別記様式第1号(第3条関係)
法人文書ファイル管理簿
別記様式第2号(第3条関係)
法人文書移管・廃棄簿