○国立大学法人熊本大学文書館利用等規則
(平成28年10月27日規則第422号)
改正
令和元年5月7日規則第286号
令和4年6月9日規則第120号
令和6年3月27日規則第65号
令和6年11月13日規則第255号
(趣旨)
第1条　この規則は、国立大学法人熊本大学文書館規則(平成28年3月24日制定)第14条の規定に基づき、国立大学法人熊本大学文書館(以下「文書館」という。)の利用等に関し必要な事項を定める。
(資料の一般利用)
第2条　文書館は、文書館が管理する文書及び資料等(以下「文書資料等」という。)の一般の利用に関し、次に掲げる業務を行う。
(1)　閲覧
(2)　撮影複写
(3)　貸出し
(4)　レファレンス
(5)　展示
2　熊本大学文書館長(以下「館長」という。)は、文書資料等の整理等のために特別な必要がある場合は、臨時に文書資料等の利用の一部又は全部を停止することができる。
3　文書館は、利用者の利用に供するため、文書資料等の目録及びこの規則を常時備え付けるものとする。
(利用の制限)
第3条　館長は、次に掲げる範囲内で文書資料等の一般の利用を制限することができる。
(1)　文書資料等 (その作成又は取得の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して30年を経過していないものに限る。)に次に掲げる情報が記録されていると認められる場合 (当該情報が記録されている部分に限る。)
イ　個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することにより、特定の個人を識別することとなるものを含む。)又は特定の個人を識別することはできないが、公にすることにより、なお個人の権利利害を害するおそれがあるもの。ただし、次に掲げる情報を除く。① 法令の規定により又は慣行として公にされ、又は公にすることが予定されている情報② 人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、公にすることが必要であると認められる情報③ 当該個人が公務員等(国家公務員法(昭和22年法律第120号)第2条第1項に規定する国家公務員(独立行政法人通則法(平成11年法律第103号)第2条第2項に規定する特定独立行政法人の役員及び職員を除く。)、独立行政法人等(独立行政法人等の保有する情報公開に関する法律(平成13年法律第140号)第2条第1項に規定する独立行政法人等をいう。以下同じ。)の役員及び職員並びに地方公務員法(昭和25年法律第261号)第2条に規定する地方公務員をいう。)である場合において、当該情報がその職務の遂行に係る情報であるときは、当該情報のうち、当該公務員等の職及び当該職務遂行の内容に係る部分
ロ　法人その他の団体(国、独立行政法人等及び地方公共団体を除く。以下「法人等」という。)に関する情報又は事業を営む個人の当該事業に関する情報であって、次に掲げるもの。ただし、人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、公にすることが必要であると認められる情報を除く。① 公にすることにより、当該法人等又は当該個人の権利、競争上の地位その他正当な利益を害するおそれがあるもの② 本学の要請を受けて、公にしないとの条件で任意に提供されたものであって、法人等又は個人における通例として公にしないこととされているものその他の当該条件を付することが当該情報の性質、当時の状況等に照らして合理的であると認められるもの
ハ　公にすることにより、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあると認めることにつき相当の理由がある情報
(2)　文書資料等の全部又は一部を一定の期間公にしないことを条件に個人又は法人等から寄贈又は寄託を受けている場合において、当該期間が経過するまでの間、当該文書資料等の全部又は一部
(3)　文書資料等の原本を利用させることにより当該原本の破損若しくはその汚損を生じる恐れがある場合又は文書館において当該原本が現に使用されている場合(文書館における保存及び利用の開始のために必要な措置を行う場合を含む。)
2　文書資料等(その作成又は取得の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して30年を経過していないものを除く。以下この条において同じ。)に前項第1号イに掲げる情報が記録されている場合において、当該情報が次に掲げるものであると認められるときは、館長は、当該文書資料等 (当該情報が記録されている部分に限る。)の一般の利用を制限することができる。
(1)　公にすることにより、当該法人等又は当該個人の権利を害するおそれがあるもの
(2)　営業秘密(不正競争防止法(平成5年法律第47号)第2条第4項に規定する営業秘密をいう。)であって、当該情報を公にすることにより、当該法人等又は当該個人の利益を不当に害するおそれがあるもの(当該情報が記録されている文書資料等の作成又は取得の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して80年を経過していないものに限る。)
3　文書資料等に第1項第1号ロに掲げる情報が記録されていると認められる場合は、館長は、別表に掲げる一定の期間において、当該文書資料等 (当該情報が記録されている部分に限る。)の一般の利用を制限することができる。
4　文書資料等に第1項第1号ハに掲げる情報が記録されていると認められる場合において、当該情報が次に掲げるものであると認められる場合は、館長は、当該文書資料等 (当該情報が記録されている部分に限る。)の一般の利用を制限することができる。
(1)　国の安全が不当に害されるおそれがあるもの
(2)　他国又は国際機関との信頼関係が不当に害されるおそれがあるもの
(3)　他国又は国際機関との交渉上重大な不利益を被るおそれがあるもの
(利用時間等)
第4条　文書資料等の利用時間は、午前10時から午後4時30分までの間とする。ただし、文書資料等の利用申請に係る受付時間は、午前10時から午前11時45分まで及び午後1時から午後4時までの間とする。
2　文書資料等は、次に掲げる日を除き、利用することができる。
(1)　土曜日及び日曜日
(2)　国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に規定する休日
(3)　12月27日から翌年1月5日までの日(前号に定める休日を除く。)
(4)　国立大学法人熊本大学(以下「本学」という。)が別に定める夏季一斉休業日
3　第1項及び前項の規定にかかわらず、館長が必要と認めたときは、臨時に利用時間等を定めることができる。
(閲覧及び閲覧後の返却)
第5条　利用者は、文書資料等の閲覧しようとするときは、事前に閲覧申請書 (別記様式第1)を館長に提出し、その許可を得なければならない。
2　館長は、文書資料等の閲覧に関する許可又は不許可を決定し、閲覧許可（不許可）通知書（別記様式第2）により、利用者へ通知する。
3　一度に閲覧申請できる文書資料等は、原則として10点までとする。
4　文書資料等の閲覧は、文書館内の所定の場所で行わなければならない。
5　文書資料等の返却は、利用受付において文書館職員の確認の下、行うものとする。この場合において、翌日以降も引き続き閲覧を希望するときは、利用者は、その旨を申し出なければならない。
(撮影複写)
第6条　利用者は、文書資料等を撮影により複写しようとするときは、事前に撮影複写申請書(別記様式第3)を館長に提出し、その許可を得なければならない。
2　館長は、文書資料等の撮影複写に関する許可又は不許可を決定し、撮影複写許可（不許可）通知書（別記様式第4）により、利用者へ通知する。
3　一度に撮影複写申請できる文書資料等は、原則として10点までとする。
4　文書資料等の撮影は、利用者が持参した撮影機器により行うものとする。撮影を行う者は文書館職員の指示に従わなければならない。
5　撮影に要する費用は、利用者が負担するものとする。
(撮影複写物の出版等)
第7条　利用者は、前条の規定により文書資料等を撮影複写した物(以下「撮影複写物」という。)を出版、放映、展示、ホームページ等(以下「出版等」という。)に利用しようとするときは、事前に出版等利用許可申請書(別記様式第5)を館長に提出し、その許可を得なければならない。
2　館長は、撮影複写物の出版等への利用に関する許可又は不許可を決定し、出版等利用許可（不許可）通知書（別記様式第6）により、利用者へ通知する。
3　撮影複写物の利用により生じる著作権法上その他の責任は、利用者が負うものとする。
4　利用者は、撮影複写物の利用に当たり、文書館で管理する文書資料等であることを明記しなければならない。
5　利用者は、当該撮影複写物を利用した出版物等を文書館に1部寄贈するものとする。
(貸出し)
第8条　利用者(国、地方公共団体、大学、社会教育団体等の機関であって、公益上行う展示会その他の行事等に利用する場合に限る。この条において同じ。)は、文書資料等の貸出しを受けようとするときは、次の各号に掲げる手続により、その許可を得なければならない。ただし、貸出しを受けようとする文書資料等に第3条に規定する利用の制限に該当する情報が記録されていると認められる場合又は貸出しを受けようとする文書資料等が劣化又は損耗によって貸出しに耐えうる状態ではないと文書館が判断した場合は、貸出しを受けることができない。
(1)　利用者は、原則として貸出しを希望する日の1か月前までに貸出申請書(別記様式第7)を館長に提出しなければならない。
(2)　館長は、文書資料等の貸出に関する許可又は不許可を決定し、貸出許可（不許可）決定通知書（別記様式第8）により、利用者へ通知する。
(3)　文書資料等の引渡しは、文書館において文書館職員から利用者に直接手渡すことにより行う。
(4)　利用者は、文書資料等の引渡しを受ける時に、借用書（別記様式第9）を館長に提出しなければならない。
(5)　文書資料等の返却は、文書館において利用者が文書館職員に直接手渡しにより行う。
(6)　館長は、利用者から文書資料等の返却を受けたときは、当該文書資料等について検査を行い、破損及び汚損がないことを確認した上で、返却受領書(別記様式第10)を利用者に交付する。
2　文書資料等の貸出点数は、原則として10点以内とする。
3　文書資料等の貸出期間(輸送等に要する期間を含む。)は、原則として1か月を超えないものとする。ただし、館長が特に必要と認めた場合は、おおむね2か月を超えない範囲において貸出期間を延長することができる。
4　利用者は、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1)　貸出しを受けた文書資料等を使用する施設等は、次に掲げる要件をすべて満たしていること。
イ　利用者の属する組織において、防火及び防犯の管理体制が整備されていること。
ロ　消防法(昭和23年法律第186号)第17条に規定する消防用設備等が設置されていること。
ハ　施設全体の警備、資料保管用の金庫の保有等について、利用者が不在の場合の防犯対策がとられていること。
ニ　文書資料等の展示を行う場合、展示ケースは施錠できるもので、照明は紫外線除去等を配慮した美術品専用のものであること。
ホ　塵埃、かび等の影響を受けない清浄な環境で、温度及び湿度を適切に管理できる施設であること。
(2)　文書資料等の輸送に関しては、破損、汚損及び紛失の防止に適切な処置を講じること。この場合において、必要となる費用は、利用者が負担すること。
(3)　文書資料等は丁寧に取り扱い、破損又は汚損が生じるおそれがある場合は、直ちに利用を中止すること。
(4)　文書資料等を展示するときは、文書館が管理する文書資料等であることを表示すること。
(5)　貸出しを受けた文書資料等の撮影複写を行う場合は、第6条による手続によること。
5　館長は、前項に規定する遵守事項又は貸出申請書の記載事項に反する事実が判明した場合は、利用者に対して直ちにその是正措置を求めるものとし、利用者が是正措置に応じない場合は、貸出期間中であっても速やかに返却を命ずるものとする。
(レファレンス)
第9条　利用者は、文書館に対し、文書資料等に関する次に掲げる情報についてレファレンスを受けることができる。
(1)　文書資料等の利用に関する情報の提供
(2)　文書資料等の目録に関する情報の提供
(3)　文書資料等の検索方法に係る情報の提供
(4)　文書資料等に関する参考文献情報の提供
(5)　その他文書館等に関する情報の提供
2　館長は、前項の規定にかかわらず、次に掲げる場合にはレファレンスを拒否することができる。
(1)　文書資料等の鑑定・解読・翻訳、法律相談、学習課題の回答等、文書館の業務として情報提供することが適当でないと認められるとき
(2)　回答に著しく費用又は時間を要することが明らかである場合等、文書館のその他の業務の遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあるとき
(展示)
第10条　利用者は、文書館内において展示する文書資料等を自由に観覧することができる。
(利用者の責任)
第11条　利用者は、文書資料等に含まれる情報を利用することによって著作権、プライバシー等第三者の権利利益を侵害したときは、その一切の責任を負うものとする。
(弁償)
第12条　利用者は、故意又は過失により文書資料等、施設又は物品を滅失、破損又は汚損したときは、その損害を弁償しなければならない。
(利用の制限等)
第13条　館長は、この規則若しくはその他の規則等に違反し、又は文書館の指示に従わない者に対して利用を停止することができる。
2　館長は、他の利用者に迷惑を及ぼした者又は及ぼすおそれのある者及び文書資料等を滅失、破損若しくは汚損を生じさせた者又はさせるおそれのある者に対して、退館を命じ、又は入館を拒否することができる。
(個人情報漏えいの防止)
第14条　館長は、文書資料等に記録されている個人情報(生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなる者を含む。)をいう。)については、国立大学法人熊本大学個人情報管理規則(平成17年3月24日制定)の規定に準じて、当該個人情報の漏洩防止のための措置を講ずるものとする。
(文書資料等の寄贈及び寄託)
第15条　文書館は、文書資料等の寄贈又は寄託を受けることができる。
2　寄託された資料は、特別の条件があるものを除き文書館で管理する文書資料等と同一の取扱いとする。
3　寄贈又は寄託を受けるための受入基準及び受入手続に関し必要な事項は、別に定める。
(雑則)
第16条　この規則の実施に関し必要な事項は、別に定める。
附　則
この規則は、平成28年11月1日から施行する。
附　則(令和元年5月7日規則第286号)
この規則は、令和元年5月7日から施行する。
附　則(令和4年6月9日規則第120号)
この規則は、令和4年6月9日から施行する。
附　則(令和6年3月27日規則第65号)
この規則は、令和6年4月1日から施行する。
附　則(令和6年11月13日規則第255号)
この規則は、令和6年11月13日から施行する。