○国立大学法人熊本大学における旧姓及び通称名の使用に関する取扱要項
(令和7年3月27日要項第15号)
(趣旨)
第1条　この要項は、国立大学法人熊本大学(以下「本学」という。)における職員の旧姓及び外国籍の職員の通称名に関し必要な事項を定める。
(定義)
第2条　この要項において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)　旧姓　戸籍上の氏を改める前の戸籍上の氏をいう。
(2)　通称名　在留カードに記載された氏名(以下「本名」という。)以外の呼称で本名に代わるものとして広く通用しているもの(旧姓を除く。)のうち、住民票に記載されているものをいう。
(3)　職員　国立大学法人熊本大学職員就業規則第2条各号に規定する教育職員、一般職員、医療職員、有期雇用職員、無期転換職員、再雇用職員及び個別契約職員をいう。
(旧姓等の使用)
第3条　旧姓及び通称名(以下「旧姓等」という。)は、そのいずれか一方のみを使用することができる。
(旧姓・通称名使用担当相談者)
第4条　本学に、旧姓等の使用に関する相談に関するため、旧姓・通称名使用担当相談者を置き、総務部人事課長をもって充てる。
(使用手続)
第5条　旧姓等の使用を希望する職員は、旧姓・通称名使用申出書(別記様式第1号)を学長に提出しなければならない。
2　前項の旧姓・通称名使用申出書には、旧姓等を証明する書類その他書類を添付しなければならない。
3　学長は、旧姓等の使用を認める場合は、第1項の職員に書面により通知する。
(使用範囲)
第6条　旧姓等の使用を認められた場合は、原則として旧姓等のみを使用するものとする。ただし、旧姓の使用にあっては戸籍上の氏及び旧姓を、通称名の使用にあっては本名及び通称名を併記することが必要であると学長が認める文書については、この限りではない。
2　旧姓等の使用を認められた場合であっても、次に掲げる法令等の定めにより本名を使用することとされている文書及び学長が旧姓等を使用することが適当でないと認める文書については、旧姓等を使用することができない。
(1)　税関係文書(源泉徴収票、扶養控除等申告書、保険料控除申告書、配偶者特別控除申告書等)
(2)　共済事業関係文書(組合員証、被扶養者申告書、各種給付金請求書、年金請求書、各種福祉事業申込書等)
(3)　財形貯蓄関係文書
(4)　旅券関係文書
(5)　訴訟関係文章
(6)　保険関係文書(生命保険、厚生年金、健康保険等の社会保険、雇用保険等)
(7)　給与支給関係文書(人事給与システムにより作成される職員別給与簿、基準給与簿、給与支給明細書等)
(使用中止手続)
第7条　旧姓等の使用中止を希望する職員は、旧姓・通称名使用中止届(別記様式第2号)を学長に提出しなければならない。
2　学長は、旧姓・通称名使用中止届を受理したときは、前項の職員に書面により通知する。
(記録)
第8条　旧姓等の使用に関する使用開始年月日、使用中止年月日その他必要な記録は、総務部人事課において人事記録に記載する。
(雑則)
第9条　この要項に定めるもののほか、旧姓等の使用に関し必要な事項は、別に定める。
附　則
1　この要項は、令和7年4月1日から施行する。
2　この要項の施行の際現に旧姓の使用が認められている職員については、この要項により旧姓の使用が認められたものとみなす。
3　この要項の施行に際現に受理され処理中の旧姓の使用の申出は、この要項に基づき申出されたものとみなす。