○国立大学法人熊本大学個人情報管理規則
| (平成17年3月24日規則第61号) |
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(趣旨)
第1条 この規則は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号)及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)に基づき、国立大学法人熊本大学(以下「本学」という。)が保有する個人情報の管理に関し必要な事項を定める。
(定義)
第2条 この規則において用語の意義は、個人情報保護法第2条、第16条及び第60条並びに及び番号法第2条の定めるところによる。
2 この規則において「部局」とは、国立大学法人熊本大学学内規則取扱要項(平成16年4月1日制定)第2条第1項に規定する部局(大学院各教育部、グローバル推進機構、先進軽金属材料国際研究機構及び附属図書館を除く。)をいう。
(総括保護管理者)
第3条 本学に、総括保護管理者を置き、学長が指名する理事をもって充てる。
2 総括保護管理者は、本学における保有個人情報、個人情報保護法第121条第2項に規定する行政機関等匿名加工情報等及び国立大学法人熊本大学個人情報保護規則(平成17年3月24日制定)第2条第17号に規定する保有特定個人情報(以下「保有個人情報等」という。)の管理に関する事務を総括する。
(保護管理者)
第4条 本学に、保有個人情報等を取り扱う各課等(監査室及び経営企画本部を含み、生命科学系事務部及び病院事務部の各課、人社・教育系事務課並びに自然科学系事務課を除く。以下同じ。)及び各部局に保護管理者を置き、当該課等の長及び部局の長又はこれに代わる者をもって充てる。
2 保護管理者は、各課等及び部局における保有個人情報等の適切な管理を確保する。
3 保有個人情報を情報システムで取り扱う場合において、保護管理者は、当該情報システムの管理者と連携して適切に管理するものとする。
(保護担当者)
第5条 本学の保有個人情報等を取り扱う各課等及び部局に、当該課等及び部局の保護管理者が指定する保護担当者を１人又は複数人置く。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課等及び部局における保有個人情報等の管理に関する事務を行う。
(副総括保護管理者及び副保護管理者)
第6条 前3条に定めるもののほか、総括保護管理者及び保護管理者をそれぞれ補佐するため、必要に応じ副総括保護管理者及び副保護管理者を置くことができる。
2 副総括保護管理者の設置については学長が、副保護管理者の設置については保護管理者がそれぞれ別に定める。
(アドバイザー)
第6条の2 本学の保有個人情報等に関する助言等を行うため、アドバイザーを置くものとする。
2 前項のアドバイザーは若干名とし、総括保護管理者が指名するものとする。
(監査責任者)
第7条 本学に、監査責任者1人を置き、監査室長をもって充てる。
2 監査責任者は、保有個人情報等の管理の状況について監査する。
(事務取扱担当者)
第8条 保護管理者は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)並びにその役割を指定する。
2 保護管理者は、各事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定する。
(教育研修)
第9条 総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、その所掌する課等及び部局における保有個人情報等の適正な管理のために必要な教育研修を行う。
4 保護管理者は、当該課等及び部局の職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を与えるよう努めるものとする。
(職員の責務)
第10条 職員は、個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する学内規則並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱う。
(アクセス制限)
第11条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容(個人識別の容易性(匿名化の程度等)、要配慮個人情報の有無、漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質、程度等を考慮するものとする。以下同じ。)に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する職員の範囲及び当該職員の権限について、それらの利用目的を達成するために最小限の範囲に制限する等の措置を講ずる。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外で保有個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第12条 職員が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次の各号に該当する事項は、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該事項を行うことができる場合を限定し、職員は、保護管理者の指示に従い取り扱う。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第13条 職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。
(媒体の管理等)
第14条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。
(廃棄等)
第15条 職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第16条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。
2 保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録する。
(取扱区域)
第17条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
(アクセス制御)
第18条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ＩＣカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(アクセス記録)
第19条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。
3 保護管理者は、保有特定個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期に及び必要に応じ随時に分析するために必要な措置を講ずる。また、アクセスログの改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずる。
(アクセス状況の監視)
第20条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、保有個人情報等を含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認、アクセスログの確認、操作ログの分析等の必要な措置を講ずる。
(管理者権限の設定)
第21条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第22条 保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(不正プログラムによる保有個人情報の漏えい等の防止)
第23条 保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の漏えい、滅失又は毀損(以下「漏えい等」という。)の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずる。
(情報システムにおける保有個人情報等の処理)
第24条 職員は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に制限し、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。
2 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、当該情報の消去等の実施状況を重点的に確認する。
(暗号化)
第25条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずる。
2 職員は、その措置を踏まえ、処理する保有個人情報等について、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行う。
(入力情報の照合等)
第26条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行う。
(バックアップ)
第27条 保護管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第28条 保護管理者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の法人文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等に必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第29条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(端末の盗難防止等)
第30条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2 職員は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第31条 職員は、端末使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第32条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の漏えい等の防止のためスマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
(入退管理)
第33条 保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に入室する権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退等記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。保有個人情報等を記録する媒体を保管するため施設を設ける場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。
2 保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
3 保護管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)､パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(情報システム室等の管理)
第34条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。
2 保護管理者は、災害等に備え、情報システム室等、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
(保有個人情報の提供)
第35条 保護管理者は、個人情報保護法第27条第1項の規定に基づき第三者に保有個人情報を提供する場合又は同法第28条第1項の規定に基づき外国にある第三者に保有個人情報を提供する場合には、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わす。
2 保護管理者は、個人情報保護法第27条第1項の規定に基づき第三者に保有個人情報を提供する場合又は同法第28条第1項の規定に基づき外国にある第三者に保有個人情報を提供する場合には、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずる。
3 保護管理者は、個人情報保護法第109条第2項の規定により、同項各号のいずれかに該当する場合を除き、行政機関等匿名加工情報を提供してはならない。
4 保護管理者は、個人情報保護法第109条第3項の規定により、法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために削除情報(保有個人情報に該当するものに限る。)を自ら利用し、又は提供してはならない。
5 保護管理者は、個人情報保護法第109条第１項及び第115条の規定(第118条の規定により第115条の規定を準用する場合を含む。)により、行政機関等匿名加工情報の利用に関する契約を締結した者(以下「契約相手方」という。)から同法第112条第2項第7号の規定に基づき当該契約相手方が講じた行政機関等匿名加工情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれがある旨の報告を受けたときは、直ちに総括保護管理者に報告するとともに、当該契約相手方がその是正のために講じた措置を確認しなければならない。
(業務の委託等)
第36条 行政機関等匿名加工情報の作成に係る業務又は保有個人情報及び行政機関等匿名加工情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報及び行政機関等匿名加工情報等(以下「個人情報等」という。)の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるほか、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
(1) 個人情報等に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。第6号において同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報等の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報等の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
2 個人番号関係事務の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき本学が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。
3 保有個人情報及び行政機関等匿名加工情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報及び行政機関等匿名加工情報等の秘匿性等その内容、量等に応じて、委託先における管理体制及び実施体制並びに個人情報の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認する。
4 個人番号関係事務の全部又は一部の委託をする際には、「委託を受けた者」において、本学が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
5 委託先において、保有個人情報及び行政機関等匿名加工情報等の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第1項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る保有個人情報及び行政機関等匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが前項の措置を実施する。保有個人情報及び行政機関等匿名加工情報等の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
6 個人番号関係事務の全部又は一部の「委託を受けた者」が再委託をする際には、委託をする個人番号関係事務において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
7 保有個人情報及び行政機関等匿名加工情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報等の取扱いに関する事項を明記する。
8 保有個人情報及び行政機関等匿名加工情報等を提供又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報及び行政機関等匿名加工情報等の秘匿性等その内容等を考慮し、必要に応じ、氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講ずる。
(事案の報告及び再発防止措置)
第37条 保有個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者がこの規則等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上問題となる事案(以下「事案」という。)が発生した場合に、その事実を知った職員は、直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告する。
2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし、外部からの不正アクセス及び不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜く等、被害拡大防止のため直ちに行うことができる措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、影響範囲、被害状況等を調査し、総括保護管理者に別記様式により速やかに報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。
[別記様式]
4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、発生した事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を学長に直ちに報告する。
5 総括保護管理者は、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、文部科学省に対し、速やかに情報提供を行う。
6 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、速やかに再発防止のために必要な措置を講ずる。
7 学長は、保有特定個人情報に関する事案に関する事実関係及び再発防止策等について、文部科学省に速やかに報告する。
(公表等)
第38条 学長又は総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、速やかに事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報等の本人への対応等の措置を講ずる。
(監査)
第39条 監査責任者は、保有個人情報等の適切な管理を検証するため、第3条から前条までに規定する措置の状況を含む本学における保有個人情報等の管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。
[第3条]
(点検)
第40条 保護管理者は、各課等及び部局における保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第41条 保有個人情報等の適切な管理のための措置については、総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
(文部科学省との連携)
第42条 本学は、個人情報の保護に関する基本方針(平成16年4月2日閣議決定)で定める独立行政法人等が講ずべき個人情報の保護のための措置に関する基本的な事項を踏まえ、文部科学省と緊密に連携して、その保有する個人情報の適切な管理を行う。
(個人情報保護委員会事務局への報告)
第43条 総括保護管理者は、行政機関等匿名加工情報の管理に関して、次に掲げるときは、直ちに個人情報保護委員会事務局に報告しなければならない。
(1) 第35条第5項、第37条第3項及び第4項の報告をするとき
(2) 第37条第5項及び第38条の措置を講じたとき
(3) 契約相手方が個人情報保護法第120条各号に該当すると認められ契約を解除しようとするとき及び解除したとき
(雑則)
第44条 この規則に定めるほか、保有個人情報等の適切な管理のための措置に関し、必要な事項は別に定める。
附 則
この規則は、平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成18年3月8日規則第52号)
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この規則は、平成18年4月1日から施行する。
附 則(平成18年6月30日規則第232号)
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この規則は、平成18年7月1日から施行する。
附 則(平成19年3月22日規則第78号)
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1 この規則は、平成19年4月1日から施行する。
2 国立大学法人熊本大学保有個人情報管理委員会規則(平成17年3月24日制定)は、廃止する。
附 則(平成20年3月31日規則第163号)
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この規則は、平成20年4月1日から施行する。
附 則(平成20年12月26日規則第283号)
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この規則は、平成21年1月1日から施行する。
附 則(平成21年3月26日規則第110号)
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この規則は、平成21年4月1日から施行する。
附 則(平成21年12月24日規則第297号)
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この規則は、平成22年1月1日から施行する。
附 則(平成22年9月30日規則第212号)
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この規則は、平成22年10月1日から施行する。
附 則(平成24年3月16日規則第25号)
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この規則は、平成24年4月1日から施行する。
附 則(平成25年3月28日規則第90号)
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この規則は、平成25年4月1日から施行する。
附 則(平成27年2月27日規則第55号)
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この規則は、平成27年3月1日から施行する。
附 則(平成27年3月25日規則第107号)
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この規則は、平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成27年4月27日規則第201号)
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この規則は、平成27年4月27日から施行し、改正後の第2条第2項の規定は、平成27年4月1日から適用する。
附 則(平成27年12月16日規則第296号)
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この規則は、平成28年1月1日から施行する。
附 則(平成28年3月31日規則第201号)
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この規則は、平成28年4月1日から施行する。
附 則(平成28年5月31日規則第365号)
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この規則は、平成28年6月1日から施行する。
附 則(平成29年3月31日規則第147号)
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この規則は、平成29年4月1日から施行する。
附 則(平成29年12月27日規則第263号)
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この規則は、平成29年12月27日から施行し、平成29年5月30日から適用する。
附 則(平成30年3月22日規則第146号)
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この規則は、平成30年4月1日から施行する。
附 則(平成30年11月14日規則第272号)
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1 この規則は、平成30年11月14日から施行する。
2 この規則の施行の日前に締結した保有個人情報及び独立行政法人等非識別加工情報等の取扱いに係る業務の委託に係る契約については、改正後の第36条第1項第2号の規定は適用しない。
附 則(平成31年3月28日規則第221号)
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この規則は、平成31年4月1日から施行する。
附 則(令和元年5月7日規則第301号)
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この規則は、令和元年5月7日から施行する。
附 則(令和2年3月31日規則第157号)
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この規則は、令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和3年3月31日規則第138号)
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この規則は、令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和4年3月30日規則第85号)
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この規則は、令和4年4月1日から施行する。
附 則(令和4年9月26日規則第154号)
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この規則は、令和4年10月1日から施行する。
附 則(令和5年3月20日規則第71号)
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この規則は、令和5年4月1日から施行する。
附 則(令和5年9月28日規則第177号)
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この規則は、令和5年9月28日から施行する。
附 則(令和6年3月27日規則第89号)
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この規則は、令和6年4月1日から施行する。
附 則(令和7年3月27日規則第119号)
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この規則は、令和7年4月1日から施行する。
別記様式(第37条関係)
保有個人情報の漏えい等報告書